Les Principaux documents d’un SMQ


LE MANUEL QUALITE

Le Manuel qualité est le document le plus synthétique et global d’un système documentaire qualité. Il décrit globalement l’organisation de l’entreprise dans son approche qualité. Ce document est largement diffusé à l’extérieur de l’entreprise et en ce sens il doit répondre à deux exigences :

  • le Manuel qualité doit avoir une connotation commerciale qui dépasse sa vocation première de description du système qualité mis en place. On ne doit donc pas y déceler de savoir-faire particulier même spécifique à l’entreprise,
  • néanmoins il reste un document interne de base que chaque acteur doit connaître.

Structure du Manuel qualité

Une rubrique introductive ou on trouve :

– Le sommaire (éventuellement en fonction du format choisi)

– La déclaration du chef d’entreprise.

– La politique qualité.

– L’objet et le domaine d’application.

– La gestion du manuel qualité.

– Définitions et terminologie.

– Présentation et organisation de l’entreprise.

– Responsabilité et autorité en matière de qualité

Description de l’organisation qualité

–        Soit on présente les fonctions de l’entreprise par activité en faisant référence s’il y a lieu aux documents du système qualité (approche descendante)

–        Soit on reprend point par point le référentiel choisi pour présenter les solutions retenues par l’entreprise pour répondre aux différentes exigences en faisant référence aux documents du système qualité (approche par rapport à la norme.)

LES PROCEDURES

Une procédure détermine « QUI  FAIT QUOI », « OU », « QUAND », « COMMENT », mais surtout pas « POURQUOI » (Domaine de l’approche processus) et donne toute information relative aux spécifications de travail, à la méthode de travail, et aux enregistrements qui font suite aux travaux.

Les procédures peuvent être présentées sous la forme d’un diagramme de circulation d’information sur lequel figurent les différentes tâches permettant d’arriver au résultat escompté.

Il s’agit d’un tableau dont la structure répond à certaines règles :

– une première colonne est réservée à la chronologie des tâches,

– les colonnes suivantes sont réservées aux services (compétences sollicitées, impliquées),

– le tableau comporte autant de lignes que de tâches.

On utilise une symbolique adaptée pour identifier la nature de chaque tâche.

Le recensement et l’analyse des tâches interviennent dans la phase de rédaction des procédures particulières et permettent celles qui doivent faire l’objet d’instruction, compte tenu de leur complexité, des compétences requises et/ou disponibles.

LES INSTRUCTIONS

Une instruction décrit une tâche, c’est-à-dire une succession d’étapes indissociables, effectuées sous le contrôle d’un seul responsable dans un seul intervalle de temps et un objectif prédéterminé.

L’instruction est destinée aux opérationnels, en conséquence elle doit être simple et compréhensible par tous, raison pour laquelle elle est le plus souvent représentée sous la forme d’un logigramme avec une symbolique adaptée.

Il est impératif que les instructions soient rédigées en collaboration avec ceux qui exécutent les tâches qu’elles décrivent, ceci afin de faciliter leur appropriation condition sine qua none pour les améliorer en continue.

Les instructions sont accompagnées de toutes les informations nécessaires à leur application comme par exemple :

– les références de gammes, de spécifications, d’enregistrements,

– les questionnaires interactifs,

– les fiches d’autocontrôle,

– les abaques,

– les check-list,

LES SPECIFICATIONS ET ENREGISTREMENTS

Ces documents sont les données d’entrée et de sortie d’une procédure ou d’une instruction. Il convient donc d’identifier les spécifications et les enregistrements qui sont des supports des flux d’information et qui permettent d’enchaîner une tâche après l’autre.

« IL ME FAUT » è Spécification

« JE FAIS » è Procédure, instruction

« JE FOURNIS » è Enregistrement

Il n’y a pas de règle pour l’élaboration de tels documents à part des règles de bon sens :

– on y trouve l’information juste nécessaire,

– on y demande le minimum à renseigner,

– on les diffuse au minimum de destinataires.

Michel SERGHEERAERT (qualitadmin.com)

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