Manuel Qualité : Faire court !


La première fois qu’un débutant doit écrire un Manuel Qualité, il se retrouve dans une situation délicate.

Il se penche sur le paragraphe « 4.2.2 Manuel Qualité » et des expressions comme « domaine d’application du système de management de la Qualité » ou « description des interactions entre les processus » le laissent pour le moins perplexe !

Pour peu qu’il ait la mauvaise idée de demander à un ou une amie qui a pondu « un Manuel Qualité obèse » de lui faire parvenir un exemple pour s’en inspirer, il est sûr au moins d’être sur la mauvaise voie…

Il existe de nombreux formats de Manuel Qualité qui peuvent être conséquents et pertinents, lorsque par exemple on souhaite l’utiliser à des fins publicitaires, ou lorsque pour des raisons pratiques (« le tout en un ») on l’utilise comme un document chapeau  qui peut regrouper les autres documents demandés par la norme…

Nous ne détaillerons pas ces cas de figure, nous nous bornerons dans cet article à vouloir aider celui qui doit conduire sa première démarche Qualité ISO 9001 et écrire son premier manuel Qualité avec la double volonté de :

– Faire simple

– Rester conforme aux exigences de la norme.

Nous verrons dans cet article qu’un manuel Qualité minimaliste et conforme ne dépassera pas 5 pages.

1) Zoom sur le § 4.2.2 de la norme ISO 9001

Que dit le texte?

4,2,2 Manuel Qualité

L’organisme doit établir et tenir à jour un manuel qualité qui comprend

a) le domaine d’application du système de management de la Qualité […]. Cela signifie que vous devez établir un document (quel que soit son support) et le modifier au fur et à mesure de l’évolution du SMQ de votre entreprise.

Vous l’avez deviné le domaine d’application définit ce qui dans votre entreprise est concerné par votre système Qualité.

Et n’oublions pas la deuxième partie du:

 a) […] y compris le détail et la justification des exclusions. Vous avez exclu des exigences de la norme car vous avez estimé qu’elles étaient sans rapport avec votre activité? Assurez-vous que:

– Votre exclusion concerne le chapitre 7 de la norme (seul chapitre d’où sont tolérées les exclusions).

– Votre exclusion ne remette en cause ni votre responsabilité vis à vis du client ni un risque de continuité pour la conformité du produit.

– Votre argumentation se base sur des éléments rationnels et non contradictoires

b) les procédures documentées établies pour le système de management de la qualité ou la référence à celles-ci. Vous l’aurez compris, la partie qui nous intéresse, puisque nous avons décidé de faire court, est la seconde partie de la phrase.

Nulle obligation de mettre vos procédures dans le manuel Qualité, il suffit juste d’y faire référence (Comment s’y prend-t-on pour les retrouver? Comment se nomment-elles? )

c) une description des interactions entre les processus du système de management de la qualité. Quel est le sens du (ou quels sont les sens des) flux traversant les processus? Quel impact chacun d’eux a sur le service ou produit proposé ?

Certains, pour décrire le phénomène, utilisent un tableau à double ou triple entrée, ma préférence va au bon vieux logigramme (A vous de trouver la méthode qui vous va le mieux).

2) L’aspect de votre manuel Qualité

L’heure du bilan: Prenez toutes les exigences du § 4,2,2 appliquez nos astuces pour écrire votre manuel Qualité et vous verrez qu’il ne dépassera pas 4 à 5 pages…

Pages? Oui si vous avez décidé d’écrire votre document sous format classique c’est à dire format papier (A4)

Bien sûr comme toujours dans l’ISO 9001 la question de la forme que vous donnerez à vos documents est libre.

Vous pourrez donc choisir une forme alternative, comme une affiche murale, un site web.

Philippe ROUX-  consultant ISO 9001, formateur Qualité et auditeur – Site : Strategik.fr

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