Les Mails une surcharge de travail?


Les Mails : Surcharge de travail ?

Une étude de l’ORSE présentée de 4 octobre
(http://www.orse.org/site2/maj/phototheque/photos/actualite/charte_utilisation_TIC.pdf)
dénonce les abus d’utilisation de la messagerie électronique

On ne peut nier tout ce qu’a pu nous apporter la messagerie électronique dans
nos activités professionnelles. Gestion du temps, facilité d’accès à l’information, travail en équipe, …..Mais curieusement cette invention qui devait nous faire gagner du temps et nous faciliter la vie , nous en fait perdre finalement beaucoup en nous causant stress et surcharge de travail. Sans parler de la personnalisation des relations qui se développent au travers de mails aseptisés….

L’étude donne quelques données qui font froid dans le dos :

• 56% des utilisateurs utilisent plus de 2 heures à gérer leur boite mail

• 30% des utilisateurs reçoivent plus de 100 mails par jour

• 70% des managers déclarent souffrir d’une surcharge d’informations

• 65% des utilisateurs déclarent surveiller leur messagerie toutes les heures mais en fait le font toutes les 5 Minutes

• 67 secondes c’est le temps que l’on met en moyenne pour reprendre le fil
de ses pensées lorsque nous sommes interrompus par l’arrivée d’un nouveau
message

Alors, nous qui en Qualité prônons la satisfaction des clients, savons nous
adapter l’utilisation des mails à nos « clients en internes » ?… Comment
éviter de contribuer à dérive ?

Soyons vigilants … et auto diagnostiquons nos pratiques au travers de questions:

1. Savons-nous cibler les destinataires de nos mails ? Ne pas arroser toute
l’entreprise quand cela ne concerne que quelques personnes ?

2. Avons-nous le réflexe trop rapide du mail quand il suffit d’aller voir les personnes ou de leur téléphoner ? C’est bien aussi le management « mammifère » : On se voit. On se parle. On humanise la relation !

3. Quel ton donnons-nous à nos mails ? Savons-nous rester dans la courtoisie
la plus élémentaire et s’adapter à nos interlocuteurs?

4. Savons-nous être clairs dans l’objet du message pour inciter à la lecture ?

5. En cas d’absence, nos interlocuteurs savent ils quoi faire à la lecture
de notre message d’absence ?

6. Abusons nous de pièces jointes qui prennent du temps à être lues et
surchargent les boites de réception ?

7. Interrogeons-nous sur le moment opportun d’envoi de nos messages. (23
heures le soir cela fait sérieux ?)

8. Avons-nous besoin d’un accusé de réception systématique ?

9. Savons répondre aux demandes dans un délai raisonnable ?

10. Nos mails sont-ils plutôt des messages directifs ? Des consignes à appliquer ? Des alertes ? Des demandes de décisions ? Des urgences ? Des informations clés ? Sont-ils aussi parfois des « signes » positifs adressés aux destinataires (un mot de félicitations des clients, un objectif atteint, un super résultat d’audit.)

(Florence Gillet Goinard)

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